مدونة بلال للنجاح والناجحين > إدارة الوقت > 12 طريقة ناجحة لإدارة الوقت ج1

12 طريقة ناجحة لإدارة الوقت ج1

| 13/02/2010 | تعليقات 17 تعليق | 31197 قراءة

هذه الطرق الإثني عشر قمت بترجمتها من كتاب أمريكي بنفس العنوان لمؤلف إسمه :(فرانسيس لوي)، و بإعتقادي أنها أهم الطرق الناجحة لإدارة الوقت وأحب أن اتشارك مع القارئ في تعلمها ليستفيد في حياته العملية.

1) إستخدم السر الكبير الذي تعلمه المليونير (تشارلز شواب) لزيادة الإنتاجية.

كان تشارلز شواب (1862-1939) مديراً لمصنع ينتج ويبيع الحديد اسمه (مصنع بثلم)، وكان يعاني من ضيق الوقت، وحلاً لهذه المشكلة استأجر خبيراً لإدارة الوقت اسمه (إيف لي ) ليستنير يرأيه ويأخذ بنصيحته.

ايف لي الخبير الإداري علمه طريقة سحرية لإدارة الوقت، فسأله شواب: كم سأدفع لك لقاء هذه النصيحة ؟ لكن إيف الخبير كان ذكياً جداً، أخبر شواب أن لايدفع له شيئاً الآن، قال له: (جرب هذه الطريقة على مدى الأسابيع القادمة ثم ابعث لي بشيك بعد انتهاء التجربة).

شواب كان سعيداً جداً بالطريقة التي نجحت في تنظيم أعماله،وبعد فترة من الزمن أرسل شواب إلى إيف لي شيكا” ب 25 ألف دولارا”، في ذلك الزمن الذي كان الناس لايكسبون أكثر من دولارين في اليوم!!

يا ترى ماهو هذا السر العظيم الذي علمه إيف لي للمليونير تشارلز شواب؟!!

إنه بكل بساطة : في نهاية كل يوم، أكتب 6 نقاط من أهم الأعمال التي تنوي القيام بعملها في الغد، ورقمهم بالترتيب حسب الأهمية . في اليوم التالي ابدأ بعمل الأعمال حسب ترتيبهم على القائمة، اشطب كل عمل تنتهي منه ثم أجل الباقي إلى اليوم التالي وهكذا كل يوم.

لربما يبدو هذا السر العظيم بسيطا”جدا”ليكون مؤثرا”،ولكن جربه اليوم على كل حال وسوف ترى النتائج.

2) طبق طريقة تحديد الزمن أمام كل مهمة على قائمة المهمات.

الجميع يعرف طريقة كتابة المهمات اليومية على ورقة بشكل قائمة ،والتي تسمى (To Do list )و هي طريقة فعالة جدا” وحدها،و لكن لتصبح أكثر فاعلية جرب إضافة تحديد زمني أمام كل مهمة،وحاول الإلتزام بالوقت لإكمال المهمة، مثلا” مهمة رقم 1 أكتب أمامها 90 دقيقة والمهمة 2 أكتب أمامها 120 دقيقة.

وفي نهاية اليوم أشطب على كل المهمات التي أنجزتها،وأكتب بجانب كلُ منهم الوقت الحقيقي الذي إستغرقك لإنجازها،وبالتالي مستقبلا” يمكنك إعادة ضبط الوقت بالمقارنة بين الوقت الذي وضعته والوقت الذي أنجزت المهمة به فعلا”.

3) طبق قاعدة 80/20 (مبدأ باريتو Pareto principle) لتنجز مهمات أكثر في وقت أقل.

إذا وجدت نفسك مضغوطا”ومشغولا”و لا تستطيع إيجاد الوقت اللازم لإنجاز المهمات في وقتها،فإليك هذه الطريقة المفيدة جدا”،وهي واحدة من أسرار نجاح كبار الشخصيات و رجال الأعمال، هذه قاعدة وضعها عالم رياضيات إيطالي يدعى باريتو، وهذه القاعدة تقول أن 80% من النتائج تأتي من 20% فقط من المهمات التي تعملها.و كمثال على ذلك فإن 80% من مبيعاتك تأتي من 20% من الزبائن المنتظمين والباقي قد يأتي مرة واحدة و قد لا يعود!!  وبالتالي فإن تركيزك على فئة ال 20% المهمين ربما تزيد إنتاجيتك ومرابحك.

ومثال آخر فإن 80% من المعلومات المهمة في كتاب ،تكون موجودة  في 20% من الصفحات والباقي مجرد تصفيط حكي أو إضافات جانبية.وهكذا عندما تبحث دائماً عن ال 20% المهمة في الكتاب مثلاً وتقرأها ستوفر قراءة ال 80% من باقي الكتاب. وهكذا سوف تصرف وقتا” أقل وتحقق نتيجة أكبر.وهذا ما يسمونه الدراسة بذكاء ثم بجد Study smart not hard .

مثال آخر:اذا كان عندك بحث و لديك 10 كتب مهمة وتريد أن تبحث فيها فيمكنك أن تختار منهم كتابين أو ثلاثة هم أهم هذه الكتب، ويمكنك أن تذهب أبعد من ذلك فتختار الفصلين المهمين من كل كتاب وهكذا تختصر الكثبر من الوقت والجهد والعمل.

4) لإدارة وقتك بفعالية تجنب القيام بعدة مهمات في وقت واحد.

إن القيام بأكثر من مهمة في الوقت الواحد ربما يشتتك ويقلل من كفاءتك في العمل وإنجاز المهمات. في إحدى الدراسات التي قامت بها شركة مايكروسوفت على موظفيها ، وجدت أن الموظفين الذين يقطعون عملهم ليقرأوا الإيميلات يحتاجون إلى  15دقيقة كاملة للعودة إلى مسار عملهم ثانيةً.

كما أن القيام بعدة مهامة يؤثر على نوعية وكفاءة كل عمل على حدة، مثلاً القيام بحل مسألة رياضيات بينما تشاهد التلفاز هو عمل غير فعال أبداً، وسوف يأخذ منك وقتاً أكبر لأن أي معضلة رياضيات سوف تحتاج لإنتباهك الكامل.

لكي تتجنب الوقوع في مطب القيام بعدة مهمات في وقت واحد افعل شيئاً واحداً في الوقت الواحد، ولاتتركه حتى تنتهي منه كاملاً، وهذه النصيحة دائماً مايرددها الخبير العالمي بريان تريسي أيضاً ويسميها (Single handling ) أي التعامل مع كل مهمة لوحدها.

لكي تركز على عمل واحد في المرة الواحدة في مكتبك، ننصحك بإغلاق الباب و إقفال الجوال والتلفاز،ولا ترد على تلفون المكتب ولا الإيميل والماسنجر.

5) كيف تتخذ قراراتك بسرعة وتوفر الكثير من الوقت.

يواجه الكثير منا صعوبة في إتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب، وخاصة عندما يكون هناك خيارين، فتحتار وتخشى أن تتخذ القرار الخاطئ، فتأخذ الكثير من الوقت لتسوية القرار، وربما يصيبك بعض الشلل التحليلي (Analysis Paralysis ).

والطريقة الأنسب لحل هذه المعضلة هو تحديد وقت معين time limit أو مهلة زمنية deadline لكل قرار تتخذه، وهي طريقة عملية تناسب كل القرارات سواء السهلة منها أو الصعبة، فالسهل منها مثل :ماذا تريد أن تتناول على العشاء هذا المساء؟ والصعب منها مثل:ما هو نوع الأعمال التجارية التي يمكن أن أبدأ بمزاولتها؟

وعندما تضع لكل قرار زمن محدد لتطبيقه أو مهلة زمنية، فإن ذلك سيجنبك الوقوع في مطب الشلل التحليلي، وسوف توفر الكثير من الوقت.وحالما تتخذ القرار الذي تراه الأنسب لك لا تترد أبدا” في تنفيذه والإلتزام به وإلا فإنك تناقض نفسك.

إن الوقت المحدد أو المهلة الزمنية التي تضعها لتحديد أي قرار تعتمد على عامل مهم ،وهو كمية التفكير التي تحتاجه لإتخاذ مثل هذا القرار،و على كم من الأبحاث تحتاج لصناعة قرار جيد،دوما”ضع وقتا”محددا”أو مهلة زمنية مناسبة ومعقولة لإتخاذ القرار.

لنضرب أمثلة الآن على ماسبق لمزيد من الفهم،فقد قلنا أن إتخاذ القرارات يختلف ما بين سهل وصعب،فمثلا”لتحدد ماذا تريد أن تتناول على العشاء، امنح نفسك 3 دقائق كحد أقصى كمهلة تفكير،ثم احسم أمرك وقرر،بينما قرار مهم مثل شراء منزل العمر إذا توفر المال اللازم،فربما يحتاج إلى مهلة نهائية ثلاثة أشهر،عليك أثناءها أن تبحث وتستقصي وتجمع المعلومات اللازمة ،وبعد نهاية الفترة المحددة تقرر تماما” ماذا تريد.

المهم في كل المسألة أن تتجنب الوقوع في مطب شلل التحليلات،أو مطب الدائرة المفرغة كما يسمونها،هناك مقولة يرددها المدراء دائما”: إن القرار الكامل والمثالي لا يأتي أبدا”. Perfect decision will never come

إلى اللقاء في الجزء الثاني من المقالة.

موضوعات متعلقة بالموضوع :

12 طريقة ناجحة لإدارة الوقت ج2

12 طريقة ناجحة لإدارة الوقت ج3

الوسوم: , , , , , , ,

التصنيف: إدارة الوقت

طباعة: اضغط هنا للطباعة اضغط هنا للطباعة

نبذة عن الكاتب بلال موسى: مرحبا بكم في مدونتي >>>للذين لا يعرفونني اسمي: بلال موسى>>> خريج كليةالطب والعلوم الصحية سنة 1993 قسم المختبرات الطبية (الطب المخبري)،هوايتي وعشقي الأول القراءة والكتابة في مجال التطوير الذاتي والتنمية البشرية، قارئ نهم للكتب المترجمة بالعربية الأكثر مبيعا في أمريكا.حاصل على دبلوم برمجة لغوية عصبية NLP،ودورة مهارات التفكير coRT thinking by De Bono محب للنجاح والابداع والتغيير>>متفائل دائما وطامح لمستقبل مشرق وعظيم. هذا مختصر مفيد،والبقية تاتي…. مشاهدة مواضيع الكاتب.

تعليقات (17)

خلاصة التعليقات

  1. واصل يا بطل … راقت لي جدا ، وانشرها لانها مفيدة اكثر واكثر

    لك مني اجمل باقات الورد

    عبدالعزيز

    • بلال موسى قال:

      شكرا”جزيلا” أخي عبد العزيز،أتمنى أن نعمل جميعا من أجل الرقي بشبابنا وتحقيق التميز والنهضة لأمتنا العربية والإسلامية.
      أتابع عن كثب مدونتك،و مجموعتك الإلهامية على الفيسبوك،مجهوداتك رائعة ،وخطواتك واثقة،وكما يقولون :واثق الخطو يمشي ملكا”.
      أشد على يديك أخي عبدالعزيز ،وكان الله في عونك.
      تحياتي القلبية لك.
      أخوك / بلال

  2. عبدالعزيز العتيبي قال:

    وفقك الله

    مبدع جدا ,,

  3. جـــــــآبر قال:

    كلام يكتب بمــاء الذهب ..
    حروفٌ تَـوصِلُ التـائِـه إلى بر الأمــان ..
    وتعطيه حُقنـةً تُــوصِلُه إلى القمه ..
    دُمت في طاعة الرحمن أخي الكــاتب ..

  4. علي قال:

    تحياتي لك أستاذ بلال على هذه الروح الجميله .
    هدفك سامي وكبير جدا.
    أتمنى بأن يقرأ أكبر عدد ممكن من الشباب مواضيع مدونتك الراقية.
    لدي تعليق بسيط فقط على الطريقه الأولى:
    في حال عدم انجاز المهام الست المكتوبه وانتقالها الى جدول اليوم التالي قد يصاب الشخص بنوع من الثقل في إنجاز مهمات ذلك اليوم .
    مع تحياتي لك

    • بلال موسى قال:

      أخي عبدالعزيز العتيبي وأخي جابر
      شكرا”لمروركما أسعدتني زيارتكما.
      أخي علي شكرا” على كلامك الطيب والجميل.
      و ردا” على سؤالك في حالة عدم قدرة الشاب على إنجاز المهمات الست،عليه أن يأخذ بأهمها و ينجزها سواء نقطة أو إثنتين،ومن ثمة يؤجل الباقي لليوم الذي يليه…وكما يقولون فإن الواجبات أكثر من الأوقات فعلينا أن نبدأ بالإنجاز ونتوكل على الله والتوفيق في النهاية من الله تعالى،لكن الأعمال لا تنتهي والإنسان الناجح يكون في حركة دائمة مثل بندول الساعة!!!
      شكرا لتواصلك معي
      أسعدتني زيارتك

  5. علي قال:

    شكراً جزيلاً لك أستاذي الفاضل
    عملت بالخطه الأولى يوم أمس والنتائج كانت مذهله!!
    أحسست بقيمة يومي…
    وما أنجزته أكثر من ستة مهام ..
    سأعمل بها في بقية أيام حياتي…
    كم أنا موفق حين أضفتك على حساب الفيس بوك و عثرت على هذه المدونه .
    شكراً مرة اخرى…

    • بلال موسى قال:

      أخي علي
      بالتوفيق إن شاء الله… والمثابرة مهمة لإستمرار الأعمال الناجحة.
      تقبل تحياتي

  6. نرمين يوسف قال:

    شكرا” لك و بارك الله فيك.
    مع تحياتي.

  7. سينتيا قال:

    شكرا على هذا الطرح المهم. أود الاشارة تباعا لما ذكر أعلاه ان ادارة الوقت أمر أساسي من أجل تحقيق الأهداف المحددة وتحقيق التوازن بين الحياة المهنية وتلك الشخصية. وأشار مقال لبيت.كوم (Bayt.com) الى ان ادارة الوقت الفعالة تكمن في اعداد لائحة واجبات يومية وترتيب الواجبات بحسب الاولويات والعمل على تحسين المهارات اضافة الى احالة الواجبات غير الأساسية عند الامكان.

  8. بشار قال:

    سلمت أناملك أخي بلال
    ملاحظة النجوم عند التصويت مقلوبه فيصبح التصويت لخمسة يكون واحد.
    يجب النجمة على اليمين و الخمس نجوم على اليسار.
    وفقك الله لما يحب و يرضى.

    • بلال موسى قال:

      أهلاً وسهلاً بك أخي بشار
      ملاحظتك جيدة يا صديقي،والمشكلة أن هذا النظام أجنبي يعني التصويت يكون من الشمال لليمين،أي أن أقصى اليمين هو أعلى تصويت!!
      وعلى كل حال سوف نتجنب هذه الإشكالية في المدونة الجديدة إن شاء الله.
      أنا في طور تطوير مدونتي إلى تصميم جديد.
      بارك الله في جهودك.

  9. abed قال:

    بارك الله فيك
    شكرا على النصائح .

  10. fatima zahraa قال:

    السلام عليكم، أنا الطالبة “تواتي فاطمة الزهراء” سنة ثانية ماستر تخصص: الاتصال، الصورة والمجتمع بجامعة مستغانم (الجزائر) بصدد التحضير لمذكرة التخرج الموسومة بـ: “الصورة الذهنية لأهمية التنمية البشرية في مخيال الطبقة الجامعية”، لدي مشكل ندرة المراجع فيما يتعلق بالتنمية البشرية كعلم، النشأة، الرواد، الأهداف، الفروع….، وكل ما يتعلق بها. ألتمس مساعدتكم وتوجيهكم.
    في انتظار ردكم تقبلوا مني فائق التقدير والاحترام.

    • بلال موسى قال:

      عزيزتي الطالبة فاطمة
      كتبت كثيراً عن خبراء التنمية البشرية الذين ستجدين مقالات مترجمة عنهم في مدونتي.
      إليك قائمة بهذه الأسماء التي يمكنك البحث عنهم في جوجل ايضاً :
      1- بريان تريسي 2- جاك كانفيلد 3- أنتوني روبنز 4- د.ستيفن آر كوفي 5- إيرل نايتنجيل
      6- د.توني أليساندرا 7- توني بوزان 8- نابليون هيل 9- د.ديباك شوبرا 10- واين داير
      11- جيم رون 12- روبن شارما 13- جون سي ماكسويل 14-ديل كارنيجي
      ومن الخبراء العرب :
      1- د.طارق السويدان 2- د.إبراهيم الفقي 3- د.محمد التكريتي 4- دزنجيب الرفاعي
      5- د.علي الحمادي 6- د.ساجد العبدلي 7- د.طارق الحبيب 8- نسيم الصمادي
      إذا كان لك سؤال آخر محدد راسليني،يسعدني مساعدتك…لا تنسي ان توردي إسمي وإسم مدونتي من ضمن مصادر رسالتك…حفظاً للحقوق.
      مع تحياتي

  11. محمد عاجل قال:

    روعه روعه روعه ….
    وليس لي كلام آخر لأن الكلمات عجزت عن وصف روعة المدونه.

  12. حنان قال:

    جزيت خيراً. ممتع وفي ذات الوقت مفيد جداً.

أكتب تعليق